ثبت شرکت از بسیاری از جهات دارای اهمیت است که از مهم ترین آنها میتوان به موارد زیر اشاره کرد:

1.ثبت شرکت اعتبار زیادی به شرکت میبخشد و تمایل به همکاری با آن را به طرز چشمگیری افزایش میدهد.

2.در شرکت به ثبت رسیده، تمام قراردادهای منعقده بین شرکا رسمی بوده و هیچ یک مانند اسناد غیررسمی نمیتوانند از وجود شرکت نامه، اساسنامه یا سایر تصمیماتی که به ثبت میرسد اظهار بی اطلاعی نموده یا ایراداتی که درباره  اسناد غیررسمی ممکن است وارد نمود، استناد نماید.

3.از جمله سایر مزایای ثبت شرکت که میتوان به آن اشاره نمود، اخذ مجوزها و اعتبارات و امتیازاتی نظیر وام از نهادهای دولتی است (که در بسیاری از موارد تنها به شرکت ها اختصاص میابد.)

4.همچنین ثبت شرکت، به شرکت ها امکان حضور در مناقصات و مزایداتی را می دهد که سود قابل توجهی را برای طرفین معامله به همراه دارد.

5.ثبت شرکت در نظر معامله کنندگان با شرکت از اهمیت ویژه ای برخوردار است و اغلب بدون مراجعه به آن نمیتوانند معامله کنند؛ زیرا انعقاد قرارداد یا انجام معامله با شرکت، نیازمند اطلاعات در مورد سرمایه ی شرکت و حد اختیار مدیران شرکت و در آخر قدرت و توانایی این شخصیت حقوقی است.

6.ثبت شرکت نشانگر دقت های لازمه و مقررات رعایت گردیده ی شخصیت حقوقی است که متصدیان امر انجام میدهند.

مراحل ثبت شرکت:

مرجع ثبت شرکت ها در تهران " اداره ثبت شرکت ها و مالکیت صنعتی " که از دوایر اداره ثبت اسناد املاک است، می باشد و درسایر شهرستان ها " اداره ثبت اسناد و املاک " مرکز اصلی ثبت شرکت است و نقاطی که اداره یا دایره ثبت اسناد وجود ندارد، دفتر خانه اسناد رسمی و اگر مرجع مذکور نیز، وجود نداشته باشد دفتر دادگاه محل است.

1.نحوه ی ثبت شرکت:

اولین گام ثبت شرکت، شناخت کلی از نظام حقوقی حاکم بر شرکت هاست. زمانی که قصد تاسیس یک شرکت را دارید، میبایست علاوه بر انتخاب شرکای شرکت، با توجه به اهداف اعضا در آینده، نوع فعالیت افراد و میزان مسئولیت هر یک از شرکا و قالب شرکت را نیز مشخص کنید. در ذیل به بارزترین مشخصات عمومی شرکت های تجاری می پردازیم:

- شرکت سهامی عام

حداقل شرکا در شرکت سهامی عام 5 نفر است. حداقل سرمایه پانصد هزار تومان  و حداقل هیات مدیره یا مدیران 5 نفر است.  مسئولیت شرکا به میزان مبلغ اسمی سهام هر شریک می باشد.

مدارک مورد نیاز جهت ثبت شرکت سهامی عام:

1-دو نسخه اساسنامه ی شرکت

2-دو نسخه اظهارنامه

3-دو نسخه صورتجلسه ی مجمع عمومی موًسسین

4-دو نسخه صورتجلسه ی هیات مدیره

5-اگهی دعوت مجمع موًسسین در روزنامه ی تعیین شده

5-فتوکپی شناسنامه ی مدیران (درمورد اشخاص حقوقی ارائه ی برگه نمایندگی الزامی است)

7-گواهی بانکی مبنی بر واریز حداقل 35 % سرمایه ی شرکت

8-ارائه ی مجوز یا موافقت اصولی یا مجوز از مراجع ذیصلاح (در صورت نیاز)

- شرکت سهامی خاص

حداقل شرکا در شرکت سهامی خاص 3 نفر است. حداقل سرمایه صد هزار تومان  و حداقل هیات مدیره یا مدیران 3 نفر است. مسئولیت شرکا به میزان مبلغ اسمی سهام هر شریک می باشد.

مدارک مورد نیاز جهت ثبت شرکت سهامی خاص:

1-دو برگ اظهارنامه شرکت    

2-دو جلد اساسنامه شرکت   

3-دو نسخه صورتجلسه مجمع عمومی موسسین  

4-دو نسخه صورتجلسه هیات مدیره با امضای مدیران منتخب

5-کپی شناسنامه  ی برابر اصل شده توسط دفاتر اسناد رسمی همه ی اعضای هیات مدیره، سهامداران و بازرسین

6-کپی کارت ملی برابر اصل شده توسط دفاتر اسناد رسمی همه ی اعضای هیات مدیره ،سهامداران و بازرسین

7-ارائه گواهی پرداخت حداقل 35% سرمایه شرکت از بانکی که حساب شرکت در شرف تاسیس در آنجا افتتاح شده است.

8-ارائه تقویم نامه کارشناس رسمی دادگستری (اگر آورده شرکت غیر نقدی منقول و یا غیر منقول باشد)

9-ارائه اصل سند مالکیت (اگر اموال غیر منقول جزء سرمایه شرکت باشد)

10-گواهی عدم سوءپیشینه ی کیفری همه ی اعضای هیات مدیره و بازرسان شرکت

11-ارائه ی اقرارنامه ی همه ی اعضا ی هیات مدیره مبنی بر اینکه کارمند رسمی دولت نیستند و مدیر عامل مبنی بر اینکه در شرکت دیگری سمت مدیریت عامل را دارا نیست.

12-امضاء وکالتنامه

13-ارائه ی اصل قیم نامه در صورتی که یکی از اعضا دارای اهلیت نباشد.

14-در صورتیکه اعضا با سهامداران شخص حقوقی باشند،کپی آگهی تاًسیس،روزنامه ی رسمی،کپی روزنامه ی رسمی آخرین تغییرات + کپی شناسنامه و کارت ملی برابر اصل شده ی نماینده ی شخص حقوقی

15-در صورت حضور سهامدار خارجی در صورتیکه شخص حقیقی باشد کپی برابر اصل پاسپورت و ترجمه ی رسمی آن،در صورتیکه شخص حقوقی باشد ارائه ی گواهی ثبت شرکت در مرجع ثبت شده ی آن کشور که مبین آخرین وضعیت شرکت و ترجمه ی رسمی آن،همینطور اصل و ترجمه ی وکالتنامه

16-ارائه ی مجوز مربوط به فعالیت از مرجع ذیربط در صورت نیاز

- شرکت با مسئولیت محدود

حداقل شرکا در شرکت سهامی خاص 2 نفر است .برای حداقل سرمایه محدودیتی وجود ندارد. حداقل هیات مدیره یا مدیران 1 نفر یا بیشتر و مسئولیت شرکا به میزان سهم الشرکه هر شریک می باشد.

- شرکت تضامنی

در شرکت تضامنی حداقل شرکا 2 نفر است. برای حداقل سرمایه محدودیتی وجود ندارد. حداقل هیات مدیره یا مدیران یک نفر یا بیشتر و مسئولیت شرکا نامحدود است و هر شریک مسئولیت کامل دارد.

دارک مورد نیاز برای شرکت تضامنی:

1-دو برگ تقاضانامه

2-دو برگ شرکت نامه

3-دو نسخه اساسنامه

4-فتوکپی شناسنامه ی شرکا

5-مجوز از مراجع ذیصلاح (در صورت نیاز)

- شرکت نسبی

حداقل شرکا در شرکت نسبی 2 نفر است. برای حداقل سرمایه محدودیتی وجود ندارد و حداقل هیات مدیره یا مدیران یک نفر یا بیشتر.  مسئولیت شرکا به نسبت سهم الشرکه هر شریک می باشد.

- شرکت مختلط سهامی

در شرکت مختلط سهامی حداقل شرکا 2 نفر است. برای حداقل سرمایه محدودیتی وجود ندارد. حداقل هیات مدیره یا مدیران یک نفر یا بیشتر و مسئولیت شرکای ضامن نامحدود و شرکای سهامی به میزان مبلغ اسمی هر شریک می باشد.

مدارک مورد نیاز جهت ثبت شرکت مختلط سهامی:

1-یک نسخه مصدق از شرکت نامه

2- یک نسخه مصدق از اساسنامه

3-اسامی مدیر یا مدیران شرکت

4-نوشته ای با امضای مدیر شرکت، حاکی از تعهد پرداخت تمام سرمایه و پرداخت واقعی لااقل ثلث از آن سرمایه

5-سوابق مصدق از تصمیمات مجمع عمومی در موارد مذکور در مواد 40،41،44

6-نوشته ای با امضای مدیر شرکت، حاکی از پرداخت تمام سرمایه ی نقدی شرکای ضامن و تسلیم تمام سرمایه ی غیر نقدی با تعیین قیمت حصه های غیرنقدی

- شرکت مختلط غیر سهامی

در شرکت مختلط غیر سهامی حداقل شرکا 2 نفر است. برای حداقل سرمایه محدودیتی وجود ندارد. حداقل هیات مدیره یا مدیران یک نفر یا بیشتر و مسئولیت شرکای ضامن نامحدود و شرکای غیر سهامی به میزان سهم الشرکه می باشد.

مدارک مورد نیاز جهت ثبت شرکت مختلط  غیر سهامی:

1-یک نسخه ی مصدق از شرکت نامه

2-یک نسخه ی مصدق از اساسنامه(اگر باشد)

3-اسامی شرکت یا شرکای ضامن که سمت مدیریت دارند.

مدارک مورد نیاز جهت ثبت شرکت نسبی:

1-یک نسخه ی مصدق از شرکت نامه

2-یک نسخه ی مصدق از اساسنامه (اگر باشد)

برای تشکیل شرکت نسبی رعایت نکات ذیل ضروری است:

-شرکتنامه برابر قانون تنظیم شده باشد.

-تمام سرمایه نقدی شرکت پرداخت گردد.

-سهم الشرکه غیر نقدی شرکت با رضایت همه شرکاء ارزیابی و تسلیم گردیده باشد.

-منافع حاصله به نسبت سهم الشرکه هر شریک تقسیم می شود مگر اینکه بموجب شرکتنامه ترتیب دیگری مقرر شده باشد.

-مسئولیت مدیر یا مدیران شرکت در مقابل شرکاء مانند مسئولیت وکیل در مقابل موکل است.

-شرکاء باید از بین خود و یا از خارج حداقل یک نفر را بعنوان مدیر شرکت معین نمایند.

- شرکت تعاونی

حداقل شرکا در شرکت تعاونی 7 نفر است. برای حداقل سرمایه محدودیتی وجود ندارد و حداقل هیات مدیره یا مدیران 3 تا 7 نفر. مسئولیت شرکا در صورت سهامی بودن به میزان مبلغ اسمی هر سهامدار و در صورت غیر سهامی بودن با توجه به تراضی شرکا در اساسنامه می باشد.

مدارک مورد نیاز جهت ثبت شرکت تعاونی (هر کدام در 4 نسخه)

1-صورتجلسه ی تشکیل مجمع موًسس و اولین مجمع عمومی عادی و اسامی اعضا و هیاًت مدیره ی منتخب و بازرسان و مدیر عامل شرکت

2-اساسنامه ی مصوب مجمع عمومی

3-دعوتنامه تشکیل اولین مجمع عمومی عادی

4-درخواست کتبی ثبت

5-طرح پیشنهادی و ارائه ی مجوز وزارت تعاون

6-رسید پرداخت مقدار لازم التاًدیه ی سرمایه، طبق اساسنامه

7-مدارک دعوت تشکیل اولین جلسه ی مجمع عمومی عادی (موضوع بند 2 ماده ی 32)

8-موافقت نامه ی تشکیل شرکت یا اتحادیه (تبصره ی ماده ی 51)

9-مجوز ثبت شرکت یا اتحادیه (بند 28 ماده ی 66 و بند 4 ماده ی 51)

مدارک مورد نیاز جهت اخذ پروانه تاسیس شرکت تعاونی:

1-فتوکپی مدارک ثبت تعاونی که از مرجع ثبت دریافت شده است.

2-نسخه ای از روزنامه رسمی که آگهی تشکیل شرکت تعاونی در آن چاپ شده است.

3-تقاضانامه برای اخذ پروانه تاسیس که به عنوان اداره تعاون نوشته شده است.

- شرکت خارجی

مدارک مورد نیاز جهت ثبت شرکت های خارجی:

1-اظهارنامه ی ثبت

2-یک نسخه ی مصدق از اساسنامه ی شرکت

3-یک نسخه ی مصدق از اختیار نامه ی عمده ی شرکت در ایران و در صورتی که شرکت چند نماینده ی مستقل در ایران داشته باشد یک نسخه ی مصدق از اختیارنامه ی هر یک از آن ها

4-داشتن مجوز(قرارداد قانونی) با یکی از وزارتخانه ها یا سازمان های دولتی و یا چنانچه شرکت خارجی باشد شرایط عملیات آن باید به موجب امتیازات صحیح و منطقی مقرر گردیده باشد.

2.مراجعه به سامانه ی ثبت شرکت ها:

پس از فراهم نمودن تمام مدارک فوق، میبایست با ورود به سامانه ی اداره ی ثبت شرکت ها (به نشانی  www.irsherkat.ssaa.ir)، اطلاعات خواسته شده را تکمیل نموده و مدارک مورد نیاز را در آن بارگذاری کنید. تکمیل اطلاعات متقاضی، اولین مرحله برای ثبت شرکت از طریق سامانه می باشد.

مراحل ثبت نام در سامانه ثبت شرکتها پس از درج اطلاعات متقاضی:

با انتخاب نام شرکت یک کد رهگیری به شما داده می شود. بدین منظور، در قسمت اسامی درخواستی، پنج نام را به ترتیب اولویت وارد کنید.

نام های منتخب شما باید شامل این ویژگی ها باشند:

الف) خارجی نباشند

ب) قبلاَ به ثبت نرسیده باشند

ج)دارای معنا و مفهوم باشند

د) با فرهنگ انقلاب اسلامی مطابقت داشته باشند

اسم شرکت نباید قبلاَ توسط شخص دیگری به ثبت رسیده باشد. برای این منظور می توانید به سایت (www.ilenc.ir  )مراجعه و نام مورد نظر را جستجو کنید. توجه داشته باشید که دو کلمه از نام پیشنهادی باید با اسامی دارای سابقه متفاوت باشد.

3.ارسال مدارک تقاضای ثبت شرکت از طریق پست:

پس از پذیرش اینترنتی از طریق سامانه و اخذ تاًییدیه ی پذیرش، باید نسخه اصلی صورت جلسات تنظیمی و ضمائم آن ها را امضا و از طریق باجه های پست به صورت سفارشی به آدرس ذکر شده در تاًییدیه ی پذیرش ارسال فرمایید.

با  ارسال مدارک، ممکن است 3 حالت برای پرونده شما اتفاق بیفتد:

1-رد پرونده

2-نقص پرونده

3-صدور آگهی

4.حضور در اداره ثبت:

پس از آنکه درخواست ثبت شرکت در دو نسخه با ضمایم تسلیم متصدی ثبت گردید یک نسخه از آن در پرونده ضبط کرده و مندرجات آن را در دفتر مخصوص ثبت شرکت ها به ثبت می رساند و متصدی مزبور نسخه ثانی آن را با قید تاریخ و شماره ثبت پس از امضاء و مهر به متقاضی تسلیم می نماید و متعاقباَ صاحبان امضاء مجاز، دفتر مخصوص را امضاء می کنند. ثبت در دفتر مزبور مانند ثبت سند در دفترخانه اسناد رسمی است. زیرا به موجب ماده 5 اصلاح آیین نامه ثبت شرکت ها، اداره ثبت شرکت ها در تهران و اداره ثبت شرکت در شهرستان ها در ثبت شرکت نامه قائم مقام دفتر خانه های رسمی میباشند.

5.درج آگهی در روزنامه ی رسمی جمهوری اسلامی ایران:

صدور آگهی ثبت شرکت در روزنامه ی رسمی، آخرین مرحله ثبت شرکت محسوب می شود. مطابق ماده 197 ق.ت در ظرف ماه اول تشکیل هر شرکت، خلاصه شرکت نامه و منضمات آن طبق آیین نامه وزارت دادگستری اعلان خواهد شد.